Die jährliche Steuererklärung kann für KMU eine Herausforderung darstellen – insbesondere dann, wenn Unterlagen fehlen oder nicht auffindbar sind. Eine strukturierte Belegorganisation spart Zeit, Nerven und Geld.
🗂️ Klassische Methode: Der Aktenordner
Die wohl klassischste Methode ist, die Belege in einem Aktenordner mit verschiedenen Registern oder Trennblättern zu sammeln. So können etwa Dokumente zu verschiedenen Einkommensarten (Lohn, Rente, Miete oder Kapitalerträge) beieinander liegen, Werbungskosten wie etwa Fahrtkosten oder Aufwendungen für Fortbildungen oder Arbeitsmittel ebenfalls.
💻 Digitale Ablage: Effizient und platzsparend
Beliebt ist zunehmend auch die digitale Ablage: Belege werden eingescannt und in einer Cloud oder auf einer Festplatte abgespeichert. Scanner-Apps können hier hilfreich sein. Wer ein Steuerprogramm für seine Steuererklärung nutzt, kann prüfen, ob es einen integrierten Belegmanager hat.
🏷️ Klare Dateibenennung: Schnell finden statt lange suchen
Sinnvoll ist zudem, digitale Belege eindeutig zu benennen, damit ohne Öffnen der Datei klar ist, um welchen Beleg es sich handelt. E-Mails mit benötigten Nachweisen können im Mail-Programm zudem in separate Ordner abgelegt werden.
🕒 Aufbewahrungsfristen im Blick behalten
Gut zu wissen: Die Belege müssen der Steuererklärung nicht mehr beigefügt werden. Sie helfen lediglich bei der Erstellung der Steuererklärung und müssen nur auf Nachfrage des Finanzamts nachgereicht werden. Zudem sind Privatpersonen nicht dazu verpflichtet, Steuerunterlagen dauerhaft aufzubewahren. Jedoch empfiehlt es sich nach der Abgabe der Steuererklärung die Steuerunterlagen mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.
🧰 Unsere Empfehlung: Digitale Tools für effizientes Belegmanagement
Für KMU bieten sich verschiedene digitale Lösungen an, um die Belegorganisation zu optimieren. Gerne zeigen wir Ihnen welche Lösung für Sie die richtige ist und Ihre Prozesse optimal unterstützt.
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