We make IT easy – und das gilt auch für Ihre Aktenordner! Viele Unternehmen kämpfen mit überquellenden Archiven und digitalen Datenbergen. Doch 2025 bietet die Gelegenheit, Platz zu schaffen: Zahlreiche Unterlagen haben ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht und können entsorgt werden. Wir zeigen Ihnen, welche Dokumente das betrifft und wie Sie dabei rechtssicher vorgehen.
🗓️ Aufbewahrungsfristen im Überblick
In Deutschland gelten je nach Dokumententyp unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:
- 10 Jahre: Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen und ähnliche Unterlagen.
- 6 Jahre: Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Geschäftsbriefe und andere steuerlich relevante Unterlagen, die nicht unter die 10-Jahres-Frist fallen.
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder das Dokument entstanden ist.
✅ Diese Unterlagen können ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden
Basierend auf den gesetzlichen Fristen dürfen Sie folgende Unterlagen entsorgen:
- 10-jährige Frist: Dokumente aus dem Jahr 2014 oder früher, z. B.:
- Handelsbücher
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Buchungsbelege
- Rechnungen
- 6-jährige Frist: Dokumente aus dem Jahr 2018 oder früher, z. B.:
- Geschäftsbriefe
- E-Mails mit steuerlichem Bezug
- Verträge
Bitte beachten Sie: Die Vernichtung sollte erst erfolgen, wenn keine laufenden Verfahren oder offenen Fragen mehr bestehen, die diese Unterlagen betreffen.
🛡️ So entsorgen Sie Unterlagen rechtssicher
- Papierunterlagen: Nutzen Sie einen professionellen Aktenvernichtungsdienst, der die Vernichtung gemäß Datenschutzbestimmungen (z. B. DIN 66399) durchführt.
- Digitale Daten: Stellen Sie sicher, dass auch digitale Dokumente nach Ablauf der Frist sicher gelöscht werden. Verwenden Sie hierfür spezialisierte Softwarelösungen, die eine vollständige und unwiderrufliche Löschung gewährleisten.
💡 Unser Tipp: Digitalisierung als Chance
Die regelmäßige Überprüfung und Vernichtung alter Unterlagen ist nicht nur Pflicht, sondern auch eine Chance zur Digitalisierung:
- Digitale Archivierung: Überführen Sie relevante Dokumente in ein digitales Archivsystem. Dies spart Platz und erleichtert den Zugriff.
- Automatisierung: Nutzen Sie Softwarelösungen, die Aufbewahrungsfristen automatisch überwachen und Sie rechtzeitig an die Vernichtung erinnern.
DIGITALBÜRO LIMBURG unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumentenverwaltung effizient und rechtssicher zu gestalten – ganz nach dem Motto: We make IT easy.