Einführung in die neue Teams-Funktion
Microsoft erweitert die Kommunikationsmöglichkeiten in Microsoft Teams um eine wegweisende Funktion: Ab Ende 2025 können Nutzer direkt mit jeder Person chatten, die über eine E-Mail-Adresse verfügt – selbst wenn diese bislang kein Teams-Konto besitzt. Damit wird der Austausch mit externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern deutlich vereinfacht.
Diese Neuerung soll die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg fördern und flexibles Arbeiten in hybriden Umgebungen unterstützen. Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit einer Einladung zur Chat-Teilnahme und können als Gast in Teams mitwirken – ohne aufwändige Registrierung oder zusätzliche Software.
💡 Verfügbarkeit und Rollout
Laut der Microsoft 365 Roadmap (ID 513271) beginnt die Targeted Release-Phase bereits im November 2025. Die weltweite allgemeine Verfügbarkeit (General Availability) ist für Januar 2026 geplant.
Die Funktion wird auf sämtlichen Plattformen bereitgestellt – Windows, macOS, Linux, Android und iOS – und standardmäßig aktiviert sein.
Unternehmen, die eine schrittweise Einführung bevorzugen, können die Option über die Teams Messaging Policy steuern und bei Bedarf deaktivieren.
🔒 Sicherheit und Governance
Auch wenn Chats mit externen Kontakten ermöglicht werden, bleiben sie innerhalb der Sicherheitsgrenzen der eigenen Organisation. Der Zugriff externer Gäste wird über die Microsoft Entra B2B-Gastkonfiguration (Business-to-Business) geregelt. Das bedeutet: Alle Chat-Interaktionen unterliegen den Richtlinien und Compliance-Vorgaben des Unternehmens.
Administratoren können über das AttributUseB2BInvitesToAddExternalUsers
die Funktion aktivieren oder deaktivieren. Dies geschieht innerhalb der TeamsMessagingPolicy, um den Datenschutz und die Governance-Vorgaben individuell anzupassen.
🧭 Auswirkungen auf Unternehmen
Mit dieser Erweiterung entfällt die Notwendigkeit, externe Gesprächspartner zunächst in das eigene Teams-Netzwerk einzuladen oder über alternative Kommunikationskanäle zu gehen. Besonders mittelständische Unternehmen profitieren, da sie nun flexibler mit externen Stakeholdern kommunizieren können – etwa mit Lieferanten, Kunden oder Projektpartnern.
Der Wegfall von Medienbrüchen zwischen E-Mail und Chat trägt zur Effizienzsteigerung und einer schnelleren Reaktionszeit bei. Gleichzeitig bleibt die Kommunikation in einem kontrollierten, sicheren Rahmen.
🛠️ Vorbereitung und Empfehlungen
IT-Abteilungen sollten die Einführung proaktiv begleiten:
- Interne Dokumentationen zur Nutzung von Teams aktualisieren
- Helpdesk-Teams über die neue Funktion informieren
- Berechtigungen und Richtlinien für externe Kommunikation prüfen
- Awareness-Maßnahmen zur sicheren Nutzung von Gastzugriffen einplanen
Eine gezielte Kommunikation an Mitarbeitende hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Akzeptanz für die neue Funktion zu fördern.
📊 Fazit
Mit der neuen Chat-Funktion für externe E-Mail-Adressen setzt Microsoft Teams einen weiteren Schritt in Richtung universelle, sichere Unternehmenskommunikation. Die Integration erleichtert es Organisationen, agil zu bleiben und gleichzeitig Governance-Anforderungen einzuhalten.
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